No-Show-Rechner für KFZ-Werkstätten
Ein Kunde, der nicht erscheint, kostet nicht nur den Auftrag: Die Bühne steht, der Monteur wird bezahlt, und der Slot ist kurzfristig kaum noch zu verkaufen. Dieser Rechner beziffert den Ausfall pro Jahr — und was eine niedrigere Quote wert wäre.
Ihre Zahlen
Anteil der Termine, bei denen niemand erscheint und nicht abgesagt wird.
Rohertrag aus Teilen, der bei einem durchschnittlichen Auftrag anfällt.
Wie oft Sie den freigewordenen Platz noch am selben Tag füllen können.
Ihre eigene Annahme für den Effekt von Erinnerungen und Umbuchungsmöglichkeit.
Ausfälle pro Jahr
110
davon 83 nicht nachbesetzt
Ausfall pro Jahr
14.733 €
entgangener Deckungsbeitrag
Bei 50 % weniger Ausfällen
7.366 €
Rückgewinn pro Jahr
Rechenweg
- Termine pro Jahr
- 1.840
- Ausfälle bei 6 %
- 110
- nicht nachbesetzt (75 %)
- 83
- Verlust je Ausfall
- 178 €
- verlorene Kapazität
- 125 Std. pro Jahr
Der Verlust je Ausfall setzt sich aus der nicht verkauften Arbeitszeit (90 Minuten zum Stundensatz) und dem entgangenen Teileertrag zusammen. Nicht eingerechnet sind Folgekosten wie der Aufwand für Nachtelefonieren und die Verärgerung von Kunden, die für denselben Slot abgelehnt wurden.
Was gegen No-Shows hilft
- Sofortige Buchungsbestätigung mit Datum, Uhrzeit, Leistung und Adresse — schriftlich, nicht nur mündlich am Telefon.
- Automatische Erinnerung 24 Stunden vor dem Termin per E-Mail oder SMS.
- Umbuchen und Absagen mit einem Klick ermöglichen: Wer nicht absagen kann, erscheint im Zweifel gar nicht.
- Termine mit langem Vorlauf zusätzlich eine Woche vorher bestätigen lassen.
- Bei wiederholten Ausfällen desselben Kunden Anzahlung oder feste Terminzusage vereinbaren.
- Ausfallquote monatlich auswerten statt nach Gefühl — sonst fällt eine Verschlechterung erst auf, wenn sie teuer ist.
Wie stark die Quote sinkt, hängt von Kundenstruktur und Terminvorlauf ab — deshalb ist die Senkung im Rechner Ihre eigene Annahme und keine Zusage.
Warum Kunden nicht erscheinen
Termin vergessen
Der mit Abstand häufigste Grund, besonders bei Terminen mit mehr als zwei Wochen Vorlauf. Eine Erinnerung am Vortag setzt genau hier an.
Absage zu umständlich
Wer während der Arbeitszeit anrufen müsste, um abzusagen, lässt den Termin oft einfach verfallen. Eine Absagemöglichkeit rund um die Uhr verwandelt No-Shows in nachbesetzbare Slots.
Fahrzeug wird gebraucht
Ohne geklärte Ersatzmobilität konkurriert der Termin mit dem Alltag des Kunden. Ein Hinweis auf Hol- und Bringservice oder Wartemöglichkeit bei der Buchung reduziert kurzfristige Ausfälle.
Unklare Erwartung
Wenn Dauer, Kosten und Ablauf unklar sind, wächst die Hemmschwelle. Klare Angaben schon bei der Terminvergabe senken die Ausfallquote messbar.
Häufige Fragen zu No-Shows
Wie hoch ist die No-Show-Quote in KFZ-Werkstätten?
Belastbare Branchenzahlen sind rar, weil viele Betriebe die Quote gar nicht erfassen. Werkstätten, die messen, berichten je nach Kundenstruktur und Terminvorlauf üblicherweise von einstelligen Prozentwerten. Entscheidend ist nicht der Branchenwert, sondern Ihr eigener — messen Sie ihn über drei Monate, bevor Sie Maßnahmen bewerten.
Was kostet ein nicht erschienener Kunde?
Mindestens die nicht verkaufte Arbeitszeit zum Stundensatz plus den entgangenen Teileertrag. Bei 90 Minuten, 95 € Stundensatz und 35 € Teileertrag sind das rund 178 € je Ausfall. Hinzu kommen der Aufwand fürs Nachtelefonieren und die Kunden, die für diesen Slot abgelehnt wurden.
Darf ich eine Ausfallgebühr verlangen?
Eine Ausfallgebühr ist grundsätzlich vereinbar, muss aber vor dem Termin wirksam vereinbart worden sein und der Höhe nach angemessen sein. Da die Ausgestaltung im Einzelfall rechtlich zu prüfen ist, sollten Sie das vor der Einführung anwaltlich klären. In der Praxis wirken Erinnerung und einfache Umbuchung ohnehin stärker als eine Gebühr, die Sie im Zweifel nicht durchsetzen wollen.
Helfen Erinnerungen per SMS mehr als per E-Mail?
SMS werden erfahrungsgemäß schneller gelesen, weil sie nicht im Werbeordner landen. Die wirksamste Kombination ist eine sofortige Bestätigung per E-Mail mit allen Details und eine kurze SMS am Vortag. Beides sollte automatisch laufen — manuell versendete Erinnerungen bleiben genau dann liegen, wenn viel los ist.
Wie fülle ich einen kurzfristig frei gewordenen Slot?
Mit einer Warteliste kurzfristig verfügbarer Kunden und mit Arbeiten, die ohne Terminvorlauf möglich sind — etwa Reifeneinlagerung oder Vorführfahrzeuge. Voraussetzung ist, dass Sie den Ausfall früh bemerken: Eine Absagemöglichkeit rund um die Uhr verschafft Ihnen dafür Stunden statt Minuten.
Erinnerungen automatisch versenden
Buchungsbestätigung per E-Mail, Erinnerung per SMS, Umbuchung mit einem Klick — ohne dass jemand an der Annahme daran denken muss.